Lorsque l’on souhaite obtenir un entretien ou un rendez-vous avec une personne en particulier, que ce soit pour un professeur, un professionnel ou toute autre situation, il est souvent nécessaire d’envoyer une lettre de demande de rendez-vous. Dans cet article, nous allons vous expliquer comment structurer et rédiger une lettre de demande de rendez-vous qui saura convaincre la personne concernée.
Préparation avant la rédaction de la lettre
Avant de se lancer dans la rédaction de la lettre, il est essentiel de connaître certains éléments qui faciliteront ce travail. Prenez le temps de vous informer sur la personne destinataire, ses disponibilités et les informations importantes telles que son nom complet, sa fonction et le cas échéant, le nom de son entreprise ou de l’institution où elle travaille.
Connaissez la raison de votre demande de rendez-vous
Il est primordial de définir précisément l’objet du rendez-vous souhaité. Si autant d’avance ces motivations vous permettra de donner envie au lecteur de vous accorder cette entrevue en lui montrant que vous êtes sérieux et organisé dans votre démarche. N’hésitez pas à mettre en avant ce qui pourrait intéresser la personne à qui vous écrivez, tout en gardant une approche courtoise et polie.
Éléments importants à inclure dans la lettre de demande de rendez-vous
Pour augmenter vos chances d’obtenir un rendez-vous, il est essentiel de structurer votre lettre autour de plusieurs éléments clés. Voici les points cruciaux à respecter :
Utilisez une formule de politesse appropriée
Prenez le temps de saluer la personne destinataire avec respect en utilisant des formules de politesse telles que « Madame / Monsieur » ou « Cher Professeur ». Si vous connaissez les titres et diplômes de cette personne, il est recommandé de les mentionner également.
Mentionnez l’objet de votre demande
Dès le début de votre lettre, il faut indiquer clairement l’objet de votre demande de rendez-vous. Il serait pertinent d’évoquer brièvement pourquoi vous souhaitez avoir un entretien avec cette personne, en insistant sur les bénéfices qu’elle pourra tirer de cette rencontre. Par exemple, si vous voulez discuter d’une possibilité de collaboration, précisez ce que vous avez à apporter.
Proposez des dates et des horaires de rendez-vous
Afin de faciliter l’organisation du rendez-vous et démontrer votre sérieux, n’hésitez pas à proposer plusieurs options de dates et d’horaires dans votre lettre. Assurez-vous que ces créneaux soient compatibles avec les disponibilités de la personne concernée, si vous les connaissez. Vous pouvez aussi proposer un lieu où pourrait se tenir l’entretien, selon la situation.
Soignez la mise en forme et la présentation de la lettre
Une autre astuce pour convaincre la personne destinataire du sérieux de votre démarche est de soigner la mise en forme de votre lettre. Voici quelques conseils à suivre :
Rédigez une lettre claire et concise
Évitez les phrases trop longues ou superflus, et allez droit au but en vous concentrant sur l’essentiel. Gardez à l’esprit que votre principal objectif est d’obtenir un rendez-vous, donc il n’est pas nécessaire d’inclure des informations qui pourront être discutées lors de cet entretien.
Mettez en évidence des points importants
Dans votre texte, il peut être judicieux de mettre en gras certaines informations cruciales telles que les dates proposées, l’objet de la rencontre ou le nom de la personne avec qui vous souhaitez vous entretenir.
Relisez attentivement avant d’envoyer
Il ne faut pas négliger la relecture de votre lettre afin de corriger les éventuelles fautes d’orthographe, de grammaire ou de syntaxe. Une lettre bien rédigée et sans erreur montrera à la personne destinataire que vous êtes méticuleux et appliqué dans votre travail.
En suivant ces conseils, vous augmenterez considérablement vos chances d’obtenir le rendez-vous souhaité avec la personne concernée. N’oubliez pas que la qualité de votre lettre de demande de rendez-vous donnera une première impression sur vous auprès du destinataire, il est donc essentiel de mettre toutes les chances de votre côté pour obtenir un entretien fructueux.
